System zgłaszania nieprawidłowości

We wszystkich podmiotach Grupy, polskich i zagranicznych, obowiązują odrębne procedury zgłaszania nieprawidłowości.

W spółkach PZU i PZU Życie oraz pozostałych podmiotach Grupy Kapitałowej PZU pracownicy informowani są o obowiązujących normach postępowania na m.in. szkoleniach on-boardingowych, z zakresu compliance oraz e-learningowych.

Podmioty współpracujące z PZU i PZU Życie zobowiązane są przekazać im stosowną informację o obowiązywaniu lub funkcjonowaniu w danej spółce dokumentu regulującego kwestie etyczne i standardy postępowania.

Wszystkie porady dotyczące zachowań w kwestiach etycznych i prawnych udzielane są w sposób anonimowy z pełnym poszanowaniem zasad poufności. W 2018 roku wpłynęło łącznie 570¹ próśb o poradę. Poziom satysfakcji osób, które skorzystały z usług jest wysoki. Wszystkie zgłoszone sprawy zostały poddane szczegółowej analizie.

We wszystkich spółkach Grupy istnieją niezależne mechanizmy zgłaszania informacji o zaistnieniu, podejrzeniu zaistnienia lub możliwości zaistnienia nieprawidłowości, nadużyć, jak również wątpliwości czy obawy co do zaistnienia nieprawidłowości.

Zgodnie z obowiązującą w spółkach Procedurą Zgłaszania Nieprawidłowości, wszelkie wyżej wskazane informacje o nieprawidłowościach czy nadużyciach, można zgłaszać następującymi kanałami obsługiwanymi przez Biuro Compliance poprzez:

• dedykowaną infolinię i fax;
• pocztę tradycyjną na adres Biura Compliance;
• dedykowane adresy e-mail;
• dedykowany formularz internetowy;
• osobiście: bezpośrednio do pracownika Biura Compliance.

Powyższe mechanizmy dostępne są m.in. dla pracowników, agentów, czy innych podmiotów współpracujących ze spółką na podstawie umów cywilnoprawnych.

Co do zasady w pozostałych podmiotach Grupy Kapitałowej PZU, system został ukształtowany w oparciu o rozwiązania obowiązujące w PZU.

Zgodnie z obowiązującą procedurą, postępowania w sprawie zgłoszenia nieprawidłowości prowadzą pracownicy Zespołu Systemu Zgodności w Biurze Compliance, a w przypadku ich nieobecności lub wyłączenia, postępowanie takie prowadzi Kierownik Zespołu Sytemu Zgodności. W razie nieobecności lub wyłączenia osób, o których mowa powyżej postępowanie takie prowadzi dyrektor Biura Compliance.

Osoba prowadząca postępowanie dokonuje analizy okoliczności faktycznych i stanu prawnego podanych w zgłoszeniu oraz ustalonych w postępowaniu.

W PZU funkcjonuje również System Zgłaszania Nieprawidłowości (tzw. Whistleblowing System), który umożliwia pracownikom i podmiotom współpracującym z PZU zgłaszanie spraw o istotnym znaczeniu dla interesu prawnego i finansowego spółki oraz nieprawidłowości natury etycznej.

Mimo niezależności systemów zgłaszania naruszeń, struktury działają sprawnie i efektywnie. Raporty podsumowujące ryzyka i naruszenia przedstawiane są zarządom poszczególnych spółek Grupy. W 2018 roku w całej Grupie PZU doszło do 10 potwierdzonych przypadków w zakresie nieprzestrzegania zasad postępowania dotyczących etyki oraz praw człowieka. Jeden przypadek miał miejsce w Grupie Pekao, dwa w spółce LINK4 oraz osiem w Alior Bank. W ich wyniku zastosowano następujące sankcje: rozmowa dyscyplinująca, przeniesienie pracownika do innej jednostki, rozwiązanie umowy o pracę.

W Banku Pekao system zgłaszania nieprawidłowości określa Polityka Zgłaszania Naruszeń (tzw. whistleblowing). Daje możliwość anonimowego zgłoszenia (bądź z ujawnieniem tożsamości ujawniającego) praktyk niezgodnych z obowiązującym prawem i regulacjami wewnętrznymi. Wszystkie zgłoszenia są analizowane i odpowiednio procesowane. Polityka nie została wdrożona w spółkach zależnych Banku, jednak niektóre z nich opracowały wewnętrzne procedury regulujące to zagadnienie. Zrobiły to, m.in. Centralny Dom Maklerski Pekao, Pekao Bank Hipoteczny i Pekao Investment Banking.

W Grupie Alior proces zgłaszania naruszeń oraz gwarancje anonimowości dla osób zgłaszających określa Polityka Zgodności. Bank zapewnia możliwość korzystania z wielu kanałów komunikacji. Pracownik ma możliwość wyboru trybu zgłoszenia swoich uwag i komentarzy w taki sposób, który najbardziej mu odpowiada. Zgłoszenia można dokonać ustnie bądź pisemnie do Departamentu Zgodności Regulacji, mailowo na dedykowany adres etyka@alior.pl, także poprzez wysłanie wiadomości listem zwykłym lub mailem z publicznie dostępnych stron internetowych umożliwiających wysyłanie wiadomości bez podawania własnego adresu lub w każdy inny wybrany przez zgłaszającego sposób. Zgłoszenia naruszeń kierowane są do wiadomości członka Zarządu Banku odpowiedzialnego za bieżące funkcjonowanie procedur zgłaszania naruszeń. Obecnie rolę tę pełni Prezes zarządu Banku. W sytuacji gdy zgłoszenie dotyczy członka Zarządu Banku, Bank zapewnia możliwość dokonania zgłoszenia bezpośrednio do Przewodniczącego Rady Nadzorczej Banku, na jego imienną skrzynkę mailową. Za obsługę skrzynki etyka@alior.pl, koordynowanie weryfikacji zgłaszanych naruszeń oraz podejmowanie działań następczych odpowiedzialny jest Departament Zgodności Regulacji.

W Alior Bank obowiązuje również Polityka środowiska pracy wolnego od niepożądanych zachowań, która dodatkowo reguluje kwestie zgłaszania nieprawidłowości w przypadku wystąpienia niepożądanych zachowań takich jak mobbing, dyskryminacja, molestowanie i molestowanie seksualne.

We wszystkich spółkach Obszaru Zdrowie wdrożono pakiet regulacji compliance, w tym między innymi procedurę zgłaszania nieprawidłowości.

W spółkach zagranicznych PZU obowiązują systemy zgłaszania nieprawidłowości. W Estonii i na Ukrainie wdrożona została Procedura Whistleblowing. Naruszenia zgłaszane są drogą mailową bądź w formie pisemnej do bezpośredniego przełożonego. Na Litwie za pośrednictwem intranetu każdy pracownik może w sposób anonimowy zgłosić naruszenie bądź nadużycie. Po otrzymaniu powiadomienia menadżer ds. prewencji nadużyć przeprowadza kontrolę otrzymanych informacji, a wyniki dochodzenia przekazuje Zarządowi spółki.

¹ Dane obejmują PZU i PZU Życie